【成本失控常見情景】

情況1：

張總的工程公司以前一直用財務OA軟件處理合同及各項審批，但OA軟件不能自動匯總計算。近年項目增多后，他需要每天處理40多條合同和30-40個付款審批，處理一條審批至少需要20分鐘，因為時間緊張沒辦法核對每一條審批流程的金額，有時候沒核對金額就直接通過了。

有一次某項目預算只有1000噸的鋼筋，但在合同簽訂過程中未核對合同額與預算的進度比，結果簽了2000噸的合同，公司因此承擔了幾十萬元合同違約金。

情況2：

項目采購到貨單一周平均到20張以上，采購員每天忙于材料詢價下單，每半個月一次甚至一個月才能統計出當月的結算單。

結算延遲導致有一個項目原本收入合同額簽了2000萬，項目結束3個月后，采購才完成項目上全部材料的統計結算，才發現項目上的材料使用50%以上都超出了預算數量，統計材料成本多出預算240多萬，占合同額12%！

老板張總說：“以往的項目合同、結算、付款等業務的審批，需要耗費大量的精力獲取歷史數據，基本都是盲批，因為想看看不到，看到了也基本不準，沒辦法嚴格審批。但現在項目增多所帶來的審批事項增加，必須要通過一個專業的項目管理平臺，對歷往業務發生數據及時匯總核算，以實現降本增效的目的”。

以上導致成本超支的場景是不是很常見？那么，工程項目究竟如何才能有效管控成本，避免資金風險呢？

一、前期的預控

1、明確崗位職責，避免扯皮

將成本責任目標落實到每個部門乃至具體的個人，通過制定各部門和各管理崗位的職責，使每個人明確自己業務工作范圍和成本控制范圍，避免出現問題后互相扯皮。

2、規范管理流程，制定行之有效的運行程序

粗放、混亂的管理模式下，很多人容易不按既定流程辦事，極易出現問題，且事后很難追責。因此，企業必須制定一套行之有效的管理流程，并且使之制度化、規范化，用以指導企業成本管理工作的有效開展，包括施工項目成本管理辦法、實施細則、工作手冊、管理流程、管理工具及傳遞方式等。

二、過程中的管控成本

控制的核心在于項目過程中的把控。只有在過程中進行及時的成本跟蹤，實時掌握項目經營數據，出現問題才能及時糾偏，達到事中管理的目的。

但你會發現依賴傳統的項目管理方式，無法做到對成本數據的實時監控，許多問題解決起來依然費時費力。近年來很多施工企業開始引進信息化工程項目管理系統，事實上，借鑒新的信息化管理模式，成本管理問題就要簡單許多。

運用數字化工具進行目標成本管控

運用專業的信息化工具能夠助力企業實現內部管理的標準化、規范化，完成內部數據互通，提高各部門的溝通協同效率。

信息化項目管理系統能夠對項目的成本采取事前預警，事中干預，事后總結的方式進行全程動態管理，系統具有自動匯算的能力，能夠讓管理層隨時掌握項目經營數據，讓數據提供決策支撐，真正將管理由粗放式轉變為精細化管理，有效幫助企業提升管理效率，實現降本增收。

紅圈工程項目管理系統-覆蓋工程項目的全生命周期

紅圈-實時查看所有項目的收支數據

紅圈-項目現金流數據分析

材料成本管理：在紅圈系統中錄入材料預算，施工過程中，可通過軟件及時上報當天實際材料成本，材料的采購與提料數據清晰可見，避免核算不清。材料的實際成本出現超出預算的風險時，系統能夠觸發預警提醒。管理層可以結合預警機制及時發現材料過程超量情況，讓材料數量可控制，節約材料浪費，減少材料成本。真正實現事前把控材料成本，過程中控制材料成本。

機械成本管理：施工過程中，通過系統可上報當天實際產值與實際成本。系統會自動按天、項目、機械數據統計分析。管理層可清晰了解項目上每臺機械實時的產值和成本以及各種關鍵指標和明細，從而對每臺機械的產值和成本進行對比，做到心里有數，發現管理漏洞及時節約成本。

勞務成本管理：相關負責人可在系統中錄入勞務預算數據。施工過程中，通過軟件及時上報實際勞務成本，將預算和實際成本進行對比，發生超出預算風險時，系統可以自動觸發預警提醒。管理層可以通過紅圈軟件實時了解單項目的實際勞務成本，各項支出明細可查，為結算提供依據。

綜上，工程企業只有實現了對成本的有效控制，才能達到降本增效的目的，而信息化系統是管理過程中的有效助手，能夠在短時間內快速有效提升管理效率，從而幫助企業在市場競爭中占據優勢地位。

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